Sivustomme käyttää evästeitä parhaan käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Käyttämällä tätä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue tietosuojakäytäntömme siitä, kuinka käsittelemme evästeisiin lisättyjä tietoja.
Rekisteröintihakemus
Asiakasrekisteröintijärjestelmä
8.10.2023
1 Rekisterin nimi
Sopilka-asiakasrekisteri
2 Rekisterin pitäjä
Sopilka Food / Traveldeep Oy Ltd, Paneliantie 8A, 00940 Helsinki (jäljempänä Sopilka)
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Vastuuhenkilö on toimitusjohtaja Nataliya German (nataliya.german@traveldeep.fi).
Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu asiakasrekisterijärjestelmän oikean käytön varmistaminen mm.
– Tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, mutta vähintään kerran vuodessa
– huolehtia tietojärjestelmien tietosuojasta
– varmistaa, että järjestelmän käyttöä opastetaan ja käyttäjille järjestetään asianmukainen koulutus
4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Nataliya German työskentelee rekisterinpitäjänä.
Rekisterinpitäjän tehtävänä on toteuttaa käyttäjän oikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeudesta tarkistaa ja korjata itseään koskevat tiedot.
5 Rekisterin tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on pitää yritys- ja yksityishenkilörekisteriä nykyisistä ja tulevista asiakkaista sekä hallita ja valvoa asiakaskohtaisia tilaustietoja.
Järjestelmää käytetään myös sähköpostilistojen luomiseen. Sähköpostilistoja muodostetaan kohderyhmämarkkinoinnissa, asiakastietoja lähetettäessä, markkinointitapahtumien kutsulistoja laadittaessa.
6 Rekisterin pitämisen perusteet
Rekisteröijät ovat Sopilkan asiakkaita ja yhteistyökumppaneita. Asiakkailla tarkoitetaan Sopilkan verkkokaupan tuotteiden ostajia, uutiskirjeen tilaajia ja B2B asiakkaita. Jotta asiakas voi ostaa Sopilkan tuotteita, Sopilka tarvitsee asiakkaan yhteystiedot sopimuksen täyttämiseksi.
Asiakasrekisteri on Sopilkan välttämätön markkinointi- ja tilausten toteutustyökalu. Suoramarkkinointia ei lähetetä asiakkaalle ilman hänen suostumustaan. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suoramarkkinointiin antamansa suostumus milloin tahansa.
7 Rekisteritietojen sisältö
Tietosisältö koostuu rekisteröityjen henkilöiden ja yritysten nimistä ja yhteystiedoista.
8 Lakisääteiset rekisteritietojen lähteet
Tietoja saadaan suoraan asiakkailta, järjestäjiltä, yhteisöltä ja yksityishenkilöiltä. Lisäksi evästeitä käytetään www-sivuston sopilka.fi käyttäjiltä, jotka käyttävät tietolähteenä Google Analytics-, Google Ads, Facebook ja Instagram -alustoja. Käyttäjä voi kieltää evästeiden käytön selaimella.
9 Henkilötietojen siirto
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille, paitsi silloin kun se tarvitaan tilausten toteuttamiseksi, esimerkiksi henkilö- ja osoitetiedot luovutetaan tilausta kuljettavalle liikkeelle. Myös henkilötietoja luovutetaan perintätapauksissa perintää suorittavalle yhtiölle.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 Rekisterin käyttö ja suojaus
Rekisteri on niiden Sopilkan työntekijöiden käytössä, jotka käsittelevät tilauksia, toimivat asiakaspalvelussa ja suorittavat markkinointitoimenpiteitä. Sopilkan myynti- ja markkinointihenkilöstö on ensisijaisesti vastuussa rekisteröitymisestä ja tietojen päivittämisestä.
Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista kirjautumista ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan, kun käyttöoikeus myönnetään. Käyttöoikeus päättyy, kun henkilö irtisanoutuu niistä tehtävistä, joihin hänelle on annettu käyttöoikeus. Samalla käyttäjätunnus poistetaan.
Sopimukset, laskut, keräilykirjeet, kutsut ja postitusetiketit tulostetaan rekisteristä tilausten toimitustarkoituksiin sekä markkinointitarkoituksiin.
Rekisterin sisältämiä tietoja käyttää ensisijaisesti Sopilka. Sen suojelemiseksi on ryhdytty kohtuullisiin ja asianmukaisiin toimenpiteisiin.
11 Rekisterin yhdistäminen
Sopilka-asiakasrekisteri on vain omaan käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.
12 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilyttäminen, arkistointi ja käsittely
Sopilkan verkkokauppaan rekisteröityneiden tai uutiskirjettä tilanneiden asiakkaiden henkilötiedot tallennetaan toistaiseksi aktiiviseen tietokantaan. Rekisteröimättömien henkilöasiakkaiden tilaustietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen asiakastiedot poistetaan lukuun ottamatta anonymisoituja tilastotietoja.
13 Henkilötietojen tarkastelu ja korjaaminen
Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön rekisteröintitietojensa tarkistamiseksi. Rekisterinpitäjä tekee päätökset pääsyoikeuden käyttämisestä. Tarkastusoikeutta käytetään kuukauden kuluessa pyynnön jättämisestä. Pyyntö paikan päällä suullisesta tarkastuksesta voidaan tehdä välittömästi, jos henkilö on tunnistettavissa. Rekisteri ei sisällä tietoja, joihin tarkistamisoikeutta ei voida käyttää.
Henkilötietojen oikeellisuus tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Tarvittaessa tarkistetaan yritystiedot kaupparekisteristä. Kiinnostunut henkilö tai yritys voi milloin tahansa tehdä kirjallisen oikaisun rekisterinpitäjälle.
14 Oikeus määrätä
Rekisteröidyllä on oikeus estää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipide- tai tutkimustarkoituksiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi, eli hän voi halutessaan pyytää henkilötietojensa poistamista tai siirtämistä tietyin rajoituksin.
15 Rekisterinhallinta
Sopilkan toimiva johto käyttää rekisteriä koskevaa päätösvaltaa rekisterinpitäjänä.
Toimitusjohtaja päättää
– rekisteriselosteen ja rekisteriotteen laatimisesta
– rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoitusten määrittämisestä, käyttöoikeuksien antamisesta, rekisteröidylle tiedottamisesta sekä tietojen tarkastus-, oikaisu- ja julkistamisoikeuden käyttämisestä
– rekisterin järjestelmästä ja teknisestä tuesta
– rekisterin suojaamisesta ja tietojen suojan, arkistoinnin ja tuhoamisen järjestämisestä
– rekisterinpidosta vastaavan henkilön ja hänen tehtäviensä määrittelystä.
Rekisteritoiminnot hoitaa Sopilkan koko henkilökunta. Henkilökunta koulutetaan henkilötiedon käsittelystä.